Gode råd og overvejelser til gennemførelse af klimatilpasningsprojekter
På to heldagsworkshops i juni 2019, én i Øst- og én i Vestdanmark med deltagelse af kommuner, faciliterede Miljøministeriets daværende rejsehold for oversvømmelser og erosion en drøftelse af, hvilke overvejelser man i kommunerne skal være særligt opmærksomme på, når man skal i gang med et klimatilpasningsprojekt. Nedenstående opsamling er baseret på udsagn og erfaringerne fra workshoppen.
Hvordan gør vi?
- Tale projektet ind i kommunale politikker og strategier f.eks. kommuneplaner, kystplaner eller helhedsplaner
- Foretag løbende orientering/inddragelse af politikere gennem projektet (det er vigtigt, at politikerne ikke bliver overraskede undervejs)
- Lav tidligt en drejebog i forhold til politisk inddragelse/projektplan/kommissorium
- Inviter borgere og politikere til samme møde
- Lav visualiseringer – det er lettere at træffe beslutninger, når man kan ”se” projektet for sig
- Saml ammunition undervejs til, når ”vinduet” er der
- Foretag forventningsafstemning med politikerne om, hvad der kan og skal gennemføres
- Få tidlig opbakning til ekspropriation, hvis nødvendigt
- Klæd politikere på til at kunne træffe beslutning – evt. temadag, ekskursioner, visualiseringer og simuleringer.
Hvordan gør vi?
- Opstartsmøde med fælles klar vision og enighed om målet
- Identificer merværdier og synergier på tværs af forvaltninger i kommunen
- Tag udgangspunkt i og byg videre på allerede vedtagne visioner i kommunen.
Hvordan gør vi?
- Udbyd kun de faser som du vurderer behovet for her og nu og vent med resten af projektet, til du har fået skabt et overblik
- Del projektet op i faser efter fx ydelsesbeskrivelse Byggeri & Landskab 2018 (YBL18) og tilpas til egen kontekst (https://www.danskeark.dk/content/ydelsesbeskrivelse-byggeri-og-planlaegning)
- Lav idéfase med indbudte/udvalgte rådgivere
- Udarbejd en kontrakt indeholdende midtvejsevaluering
- Rådgiver kan bruges til borgerinddragelse, hvor kommunen kan være upartisk
- Overvej om det er de samme mennesker, som skal indgå i alle faser.
Hvordan gør vi?
- Del projektplanen op i faser efter fx ydelsesbeskrivelse til Byggeri & Landskab 2018 (YBL18)
- Opdater din projektplan, så din efterfølger kan overtage problemfrit, hvis du forlader projektet midt i forløbet
- Lav realitetstjek undervejs
- Lav evt. forsøgsprojekter
- Indlæg tid til politisk høring
- Udarbejd tjeklister
- Inddrag viden og erfaringer fra tidligere projekter i kommunen eller fra andre kommuner
Hvordan gør vi?
- Sikre ledelsesforankring – også i andre forvaltninger/afdelinger
- Få ledelsesopbakning til at arbejde på tværs og få afsat de rette ressourcer
- Nedsæt tværfaglig styregruppe, der kender sin rolle og står ved sit ansvar
- Identificér merværdier og synergier med andre forvaltninger og evt. eksterne aktører
- Foretag tidlig involvering af andre afdelinger/forvaltninger
- Opret et klimatilpasningsnetværk, der kan aktiveres til relevante projekter
- Inddrag drifts- og myndighedsfolk til at kvalificere løsninger
- Byg på eksisterende netværk i kommunen i forhold til at besætte projektet
- Tilpas organisationen efter de enkelte faser
- Vend løbende tilbage til projektplanen og juster rollefordelingen
- Lav løbende evaluering af projektgruppens sammensætning og afklar ansvars- og rollefordelingen i projektet
Hvordan gør vi?
- Udarbejd et projektdiagram
- Lav klar aftale med projektejer om tid, økonomi og indhold
- Lav klar aftale med projektmedarbejdere om tid, økonomi og indhold
- Udarbejd en interessentanalyse både internt og eksternt og tænk i mål, indflydelse og problemafgrænsning
- Tydeliggør hvad den enkelte afdeling/person får ud af projektet
- Udvikl et fælles sprog.
- Etablér netværks- og/eller klimatilpasningsambassadører i alle afdelinger og på tværs af forvaltningerne
Hvordan gør vi?
- Rådgivere kan bruges til borgerinddragelse, da de ikke er involverede i sagen
- Brug evt. forskellige rådgivere til forskellige opgaver eller faser
- Vær skarp på, hvad du bestiller, og om det er relevant at anvende rådgivere i alle faser
- Få afklaret ramme og muligheder internt, inden kontrakten udbydes
- Sæt tid af til udarbejdelse af kontrakt
Hvordan gør vi?
- Anvend evt. rådgiver til kvalitetstjek af udbudsmateriale
- Vend kontrakten med en udbudsjurist i kommunen eller en kollega, som er vant til at se på kontrakter
- Husk at kvalitetssikre rådgivers arbejde og vær sikker på, at du kan forklare rådgivers arbejde for andre
- Hold fysisk møde med rådgivere ved indgåelse af kontrakt og ved aflevering af projekt
Hvordan gør vi?
- Vær tydelig omkring, hvordan de eksterne aktørers ideer og arbejde vil indgå i den videre proces
- Forventningsafstemning med interessenter og rammesætning af hvilken type inddragelse, der er tale om
- Gør opmærksom på, hvor interessenterne selv kan finde information
- Vær klar og ærlig i din kommunikation overfor eksterne
- Anerkend interessenters bekymringer og hvordan det kan påvirke projektet
Hvordan gør vi?
- Hav fokus på tidlig og løbende dialog med forvaltninger, interessenter, politikere og borgere
- Lav hjemmeside og opdater løbende
- Udarbejd nyhedsbreve
- Husk også at fortæl, hvis der ikke sker noget i projektet
- Skab gennemsigtighed i forhold til interessenter